Obowiązek informacyjny RODO (ogólny)

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych  – zwanego dalej RODO) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm) informujemy, że:

1. Administratorem Danych Osobowych jest Biblioteka Publiczna w Mońkach, ul. Białostocka 25, 19-100 Mońki, dalej jako „Administrator”, „Biblioteka”. Kontakt z Administratorem Danych Osobowych pod numerem telefonu: tel. 85 716 27 43, 500 102 176, biblioteka@bpmonki.pl lub w siedzibie Biblioteki.

2. Ponadto w sprawach z zakresu ochrony danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z wyznaczonym przez Bibliotekę, Inspektorem Ochrony Danych pod adresem email: kancelaria@kuc-wisniewska.pl

3. Dane osobowe przetwarzane są w celu:  

a) realizacji zadań Administratora w dziedzinie popularyzacji czytelnictwa wśród społeczności Gminy Mońki  oraz innych określonych Statucie Gminnej Biblioteki Publicznej w Mońkach oraz w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, tj. w szczególności w celu: rejestracji użytkownika, ewidencji, obsługi, kontroli i udostępniania zbiorów czytelniczych oraz w celach statystycznych (podstawa prawna: wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, wykonanie zadań realizowanych w interesie publicznym: art. 6 ust. 1 lit. e RODO w szczególności w zw. z ustawą z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej; ustawą z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach; ustawą z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym);

b) realizacja obowiązków w zakresie księgowości, rachunkowości itp. – na podstawie art.6 ust. 1 lit c RODO w zw. z właściwymi przepisami szczególnymi;

c) promocji, budowy pozytywnego wizerunku Administratora  (marketingu), informowania o wydarzeniach, działalności, nowościach czytelniczych, konkursach itp.  – o ile wyrażą Państwo na powyższe odpowiednią zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora);

d) organizowania i udziału w różnego rodzaju wydarzeniach kulturalnych (w zależności od formy podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. c, e  a lub b RODO);

e) zawierania i realizacji umów z naszymi kontrahentami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

f) jeżeli zwrócisz się do nas ze skargą, wnioskiem lub jakąkolwiek inną korespondencją będziemy wówczas przetwarzać Twoje dane osobowe na gruncie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Przesłanka ta będzie miała zastosowanie także wówczas, kiedy zwrócisz się do nas z wnioskiem o dostęp do informacji publicznej;

g) dowodowych (na wypadek potrzeby wykazania określonych faktów) np. udzielenia zgody przez rodzica; czy ewentualnie w celu dochodzenia/obrony przed roszczeniami, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

h) archiwalnym  (po zrealizowaniu celu pierwotnego) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

4. Co do zasady konieczność podania danych osobowych wynika z przepisów prawa, zatem jest obowiązkowe. Niepodanie danych może uniemożliwić realizację celów przetwarzania, np. zapisanie się do Biblioteki, wypożyczenie książki. Jeżeli przetwarzany Państwa dane na podstawie Państwa zgody – podanie danych osobowych jest dobrowolne. Jeżeli chcą Państwo zawrzeć z nami umowę – podanie danych również jest dobrowolne, jednak często jest konieczne do zawarcia i realizacji umowy.

5. Informacja o odbiorcach danych osobowych, odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

a) organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;

b) inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem lub w oparciu o inny instrument prawny przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora, chodzi głownie o obsługę IT, informatyczną, z zakresu niszczenia dokumentów; hostingową (hosting poczty e-mail, strony www).

6. Okres przechowywania danych osobowych

Co do zasady będziemy przechowywać Pani/Pana dane osobowe / dane osobowe użytkownika małoletniego przez okres przewidziany przepisami prawa – np. na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa. Na gruncie obecnych przepisów jest to maksymalnie okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;

• jeżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w tym w postępowaniach windykacyjnych) będziemy je mogli przetwarzać w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń;
• w przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie Państwa zgody / uzasadnionego interesu Administratora – do momentu realizacji celu, w którym dane są przetwarzane lub do momentu cofnięcia zgody/wniesienia uzasadnionego sprzeciwu wobec przetwarzania.

7. Biblioteka nie przetwarza danych osobowych w sposób zautomatyzowany i nie dokonuje ich profilowania.

8. W związku z przetwarzaniem danych przez Administratora Danych Osobowych przysługuje Pani/Panu:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii danych;

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych;

c) prawo do usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO, tj. w przypadku gdy:

• dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
• osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
• osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych,
• dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
• dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;

d) prawo ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO, tj. przypadku, gdy:

• osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych,
• przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
• Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
• osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;

e) prawo do przenoszenia danych osobowych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 20 RODO, tj. w przypadku gdy:

• przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę,
• przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;

f) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO;

g) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych),

h) cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych (ale tylko w stosunku do danych osobowych które są przetwarzane na podstawie Pani/Pana zgody – ma Pan/Pani prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może zostać dokonane w takiej samej formie, w jakiej została udzielona zgoda).

Tutaj dowie się Pan/Pani więcej na temat prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych:

Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu, w przypadku gdy:

• zaistnieją przyczyny związane z Pani/Pana szczególną sytuacją, w przypadku przetwarzania danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora,
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą jest dzieckiem.