Obowiązek informacyjny RODO – skierowany do naszych kontrahentów

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych  – zwanego dalej RODO) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm) informujemy, iż:

1. Administratorem danych osobowych drugiej Strony umowy/Pełnomocnika (innej osoby reprezentującej); pracownika drugiej Strony umowy (osób wskazanych do kontaktu / realizacji umowy) jest Biblioteka Publiczna w Mońkach, ul. Białostocka 25, 19-100 Mońki, dalej jako „Administrator”, „Biblioteka”. Kontakt z Administratorem Danych Osobowych pod numerem telefonu: tel. 85 716 27 43, 500 102 176, biblioteka@bpmonki.pl lub w siedzibie Biblioteki.

2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym może się Pan/Pani kontaktować pod adresem e-mail: kancelaria@kuc-wisniewska.pl lub pisemnie na adres Administratora.

3. Dane osobowe:

Strony umowy np. Zleceniobiorcy / Wykonawcy będą przetwarzane w celu zawarcia oraz realizacji umowy. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zawarta ze Zleceniobiorcą / Wykonawcą umowa lub działania prowadzące do zawarcia takiej umowy (art. 6 ust. 1. lit b RODO). Dane osobowe będą przetwarzane także w celu wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze związanych z rachunkowością, prawem podatkowym (w celu rozliczenia za wykonaną usługę itp.), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz inne akty prawne, a także w celach archiwalnych (po ustaniu celu pierwotnego) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z właściwymi przepisami szczególnymi. Dane mogą być przetwarzane (w przypadku konieczności) w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co stanowi uzasadniony interes Administratora w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

a) osób reprezentujących drugą Stronę umowy, będą przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. c RODO wynikającego z  przepisów prawa określających umocowanie do reprezentowania – w zakresie ważności umów i właściwej reprezentacji stron w celu zawarcia oraz należytej realizacji niniejszej umowy. Podane tych danych jest warunkiem zawarcia umowy lub ważności podejmowanych czynności. b) osób wskazanych przez drugą Stronę umowy, jako osoby do kontaktu/realizacji umowy (imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe, miejsce pracy) będą przetwarzane w prawnie uzasadnionym interesie, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w celu zawarcia oraz należytej realizacji niniejszej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane mogą być przetwarzane (w przypadku konieczności) w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co stanowi uzasadniony interes Administratora w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane osobowe Administrator danych pozyskał od drugiej Strony umowy np. Zleceniobiorcy / Wykonawcy, który wskazał Pana/Panią jako osobę upoważnioną do reprezentowania / kontaktu czy realizacji umowy.

4. Dane osobowe będą ujawniane osobom upoważnionym przez administratora danych osobowych, podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Nadto dane będą powierzone na podstawie odpowiedniego instrumentu prawnego tzw. podmiotom przetwarzającym, chodzi głównie o dostawców / serwisantów oprogramowania informatycznego, hosting poczty e-mail, strony www. Ponadto w zakresie stanowiącym informację publiczną dane będą ujawniane każdemu zainteresowanemu taką informacją lub publikowane w BIP Administratora.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez czas trwania umowy oraz przez wymagany w świetle obowiązującego prawa okres po jej wygaśnięciu, w celu archiwizowania danych lub dochodzenia roszczeń. Dane będą przechowywane w celu archiwalnym nie dłużej niż to wynika z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

6. Przysługuje Pani/Panu prawo:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii danych;

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych;

c) prawo do usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO,

d) prawo ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO,

e) prawo do przenoszenia danych osobowych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 20 RODO,

f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO), sprzeciw przysługuje wobec przetwarzania przez Administratora danych w prawnie uzasadnionych celach Administratora z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją,

g) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

7. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22.

8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak jest warunkiem zawarcia i realizacji umowy. Konsekwencją niepodania danych osobowych jest brak możliwości zawarcia i realizacji umowy.

Tutaj dowiesz się więcej na temat prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych: Przysługuje Pani/Panu: • prawo do wniesienia sprzeciwu z uwagi na szczególną sytuację. Sprzeciw przysługuje wobec przetwarzania przez Administratora danych w prawnie uzasadnionych celach Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. Powinna/-ien Pani/Pan wtedy wskazać nam szczególną sytuację, która Pani/Pana zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem. Przestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba że wykażemy, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub też że Pani/Pana dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną Administratora Pani/Pana interesy będą ważniejsze od interesów Administratora będzie on zobowiązany zaprzestać przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w tych celach.